В работе любого рекламного агентства, или службы по связям с общественностью на предприятии, возникает необходимость в информировании СМИ. Одним из таких видов, является пресс-релиз.

В принципе, каких либо законов этого жанра нет, но есть отработанные механизмы, которые зарекомендовали себя как успешные. При чем они себя зарекомендовали, как среди тех, кто рассылает данные сообщения, так и среди тех, кто их получает.

Желание отправляющего сообщение вполне понятно, получить редакционный материал, вызвать интерес СМИ и как следствие интерес к компании. Далее все просто, есть интерес к компании со стороны СМИ, значит, потенциальный покупатель получает дополнительный стимул для совершения покупки.

Со стороны СМИ своя заинтересованность. Ведь не секрет, что практически все СМИ живут за счет рекламы размещаемой на носителях информационного издания, а интерес читателя к этому изданию возникает из объема и качества отнюдь не рекламных материалов – то есть редакционных. А где их берет СМИ? Ну конечно в лентах новостей. Это основной способ цивилизованного сбора информации для последующей работы. Но как быть тем, кто в этом потоке не может выделиться в силу «незначительности» компании для региона или города. ИП «Петров» со своим релизом и событием никак не конкурирует с «градообразующим» предприятием. Получается, что компании, интересы которых мало учитываются в СМИ и не являются основными поставщиками информации для тех же СМИ. Информация безусловно рассылается и в ленты новостей, но разговор непосредственно про СМИ.

Вот тут и начинается самое интересное. СМИ по своему наполнению (позиционированию, портрету читателя, охвату целевой аудитории и т.д.) должно соответствовать сути события компании. Примером этому могут служить газеты «Сад и огород» и скажем «Российская газета». Если «Сад и огород» вряд ли отреагирует на события с вводом нового закона по НДС, то «Российской газете» совсем не интересно, что вы вырастила у себя на грядке пенсионерка садового товарищества «Путь Ильича».

Итак, технология пресс-релизов.

1. Формируем соответствующую базу данных СМИ. В нее входят названия изданий (для печатных СМИ), каналы (для ТВ), радиоканалы и интернет порталы. К каждому из имен должно прилагаться имя главного редактора, имена основных журналистов, контактные данные (телефоны, эл.почта и т.д.), адреса офисов, тиражи и их периодичность. Так же в заметках по каждому СМИ пишем, что за СМИ и на кого из целевой аудитории рассчитано.
2. Устанавливаем деловые и неформальные отношения с этими лицами. Самый щекотливый и неоднозначный этап в плане технологичности и предсказуемости. Но при всех минусах – ключевой, особенно для РА и крупных PR-служб.
3. Настраиваем почтовую программу под соответствующую адресную базу.
4. Составляем перечень лиц для последующего тотального обзвона, после проведенной рассылки.
   Вроде все? Нет, еще даже не начало. Нужно сформировать сам пресс-релиз. Он должен быть интересен не только Вам. Он должен быть интересен представителю СМИ. Пресс-релиз должен содержать всю ключевую информацию и при этом быть коротким (500-2000знаков). Этот размер справедлив при условии, что вы уже контактировали ранее и про компанию данный журналист или редактор знает. Но если это только начало пути, то пресс-релиз может быть «немного» больше.

Об этом самом виде пресс-релиза и хочется рассказать…

Пресс-релиз (структура) для электронной рассылки.

1. Заголовок статьи (отражает то, что будет написано дальше) и располагается в графе «Тема письма».
2. Подзаголовок и/или лит-абзац. Лит-абзац (пишется жирным шрифтом) - краткое содержание. Это как раз та часть, которая описана выше и определена как 500-2000 знаков, содержащая основную интригу и суть события.
3. Факт-абзац (подробное изложение лит). Располагается в прикрепленном файле. Он будет открыт или удален, полностью зависит от того что написано в подзаголовке и лит-абзаце. Так же, на сколько тема присланная вами, соответствует интересам данного СМИ.
4. Цитата/подробности. Дублируется в тексте письма и в прикрепленном файле.
5. Контактная информация (к кому обращаться за информацией). Дублируется в тексте письма и в прикрепленном файле.
6. Информация о компании.

Обратите внимание! Текст полного пресс-релиза, будет использоваться журналистом для написания статьи. Сразу постарайтесь его сделать красиво и предусмотреть возможность его стилистического изменения. Ведь если в 2-3 СМИ выйдет практически одинаковый текст, то эффект может быть не самым хорошим.

Так же! Все подобные рассылки, должны содержать контактные данные реальных персонажей, с которыми данное действие предварительно согласуется. Ведь если им позвонит журналист и попросит прокомментировать, а он не готов к этому, то минимум получите нагоняй от вашего руководителя, а в худшем варианте статью антирекламного характера и недоверие к вам, как информационному источнику.

При этом, пресс-релиз это и форма оперативного оповещения представителей СМИ, прибывших к вам на пресс-конференцию или презентацию. Не скупитесь на подобных мероприятиях на фуршет и водку. Пресса, как и медики - цветы не пьют! А где еще поговорить по душам и застолбить местечко в газете или журнале как не за рюмкой чая после мероприятия. При этом следует признать, что не все они алкоголики и ведутся как лохи. В большинстве своем даже наоборот, весьма образованные люди с пониманием своей роли в жизни общества. Ну тут кому чай, кому вино, кому поговорить…

Дерзайте!